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Freelancer-Grundlagen: Rechnung, MWST, Buchhaltung.

Sechs Zeilen ergeben eine Rechnung, eine Liste mit vier Spalten ist unter CHF 500 000 eine gültige Buchhaltung, und die MWST beginnt erst bei CHF 100 000. Was du schreibst, was du aufbewahrst, was du abziehst, wann du mahnst – mit Rechnungsrechner.

Veröffentlicht Zuletzt aktualisiert 6 Min. Lesezeit
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Vorab · Einfach erklärt

Eine Rechnung ist ein Blatt Papier mit sechs Angaben. Buchhaltung ist eine Liste. Die MWST geht dich bis CHF 100 000 nichts an.

Der Papierkram als Freelancer in der Schweiz macht vielen mehr Angst als nötig. Unter CHF 100 000 Umsatz gibt es keine MWST; unter CHF 500 000 verlangt das Gesetz nur eine Liste, was hereinkam und was hinausging; und die Rechnung selbst braucht sechs Zeilen. Hier sind sie – mit Rechnungsrechner und den Regeln für Abzüge, Mahnungen und die Steuererklärung.

  1. Eröffne ein separates Konto.Kostenlos, und der Kontoauszug wird zu deiner Buchhaltung.
  2. Schreib Rechnungen mit sechs Zeilen.Wer, an wen, wann, was, wie viel, wie zahlen – plus ein Satz zur MWST.
  3. Führe die Liste, behalte die Belege.Datum, was, Einnahme, Ausgabe. Zehn Jahre im Ordner.
  4. Leg einen Drittel zur Seite.AHV und Steuern kommen ein Jahr später. Das Sparkonto bezahlt sie.
01 · Drei Zahlen

100 000, 500 000, zehn Jahre.

CHF 100 000
Umsatz pro Jahr, bevor du MWST verrechnen musst. Darunter steht auf deinen Rechnungen «nicht MWST-pflichtig» – und die meisten Nebenerwerbe bleiben dort
ESTV [1]
CHF 500 000
Umsatz, bevor die volle doppelte Buchhaltung Pflicht wird. Darunter genügt eine Liste der Einnahmen, Ausgaben und dessen, was dir gehört
OR Art. 957 [4]
10 Jahre
bewahrst du jede Rechnung und jeden Beleg auf – im Ordner oder in der Cloud, Hauptsache, du findest sie
OR Art. 958f [4]
02 · Die Rechnung

Sechs Angaben, in dieser Reihenfolge.

Rechnung · Nr. 2026-014
  • Wer sie schickt. Dein Name als Einzelunternehmen, Adresse, E-Mail, Telefon. Die AHV-Nummer braucht es nicht; eine UID (CHE-…) erst, wenn du im Handelsregister eingetragen bist.
  • Wer zahlt. Name und Adresse des Kunden.
  • Datum und Nummer. Rechnungsdatum, eine fortlaufende Nummer (2026-001, 2026-002 …) und Datum oder Zeitraum der Arbeit.
  • Was du gemacht hast. Eine Zeile pro Arbeit: «Montage Kleiderschrank, 4 h, CHF 35/h» oder ein Pauschalpreis. Material auf separaten Zeilen.
  • Das Total und die MWST-Zeile. «Total CHF 340. Nicht MWST-pflichtig (Umsatz unter CHF 100 000).» Weise nie MWST aus, wenn du nicht registriert bist.
  • Wie man zahlt. «Zahlbar innert 30 Tagen» und eine QR-Rechnung oder mindestens deine IBAN. TWINT für kleine private Aufträge ist okay – die Rechnung gibt es trotzdem.
Kopie aufbewahren – zehn Jahre.
MWSTG Art. 26 · OR Art. 957
03 · Rechnung erstellen

Stunden, Ansatz, Material – und ob MWST dazukommt.

04 · MWST

Drei Situationen.

Unter CHF 100 000: keine MWSTDu schreibst Rechnungen ohne MWST und fügst einen Satz dazu, der das sagt. Dafür kannst du auch die MWST auf deinem Werkzeug nicht zurückholen – nimm es hin, der gesparte Papierkram ist mehr wert. [1]
Darüber: 8.1 % obendraufNormalsatz 8.1 % (2.6 % auf Lebensmittel und Bücher, 3.8 % auf Beherbergung). Du meldest dich bei der ESTV an, schlägst die MWST auf die Rechnungen und rechnest vierteljährlich ab – oder mit dem Saldosteuersatz zweimal im Jahr mit einem festen Prozentsatz vom Umsatz. [2]
Freiwillige AnmeldungAuch unter der Grenze möglich – sinnvoll nur, wenn deine Kunden Firmen sind, die die MWST zurückholen, und du viel Ausrüstung kaufst. Für Privatkunden wirst du damit einfach 8.1 % teurer. [1]
05 · Buchhaltung, Abzüge, Steuererklärung

Sechs Gewohnheiten für einen entspannten Frühling.

  • Ein Konto fürs GeschäftEin separates (kostenloses) Konto für alles, was rein- und rausgeht. Ende Jahr ist der Kontoauszug deine Buchhaltung – du musst die Zeilen nur noch beschriften. [7]
  • Die Liste: Datum, was, rein, rausEine Tabelle mit vier Spalten ist unter CHF 500 000 eine gültige Buchhaltung: jede bezahlte Rechnung, jede Ausgabe mit Belegnummer. Was dir fürs Geschäft gehört (Werkzeug, Lieferwagen), kommt auf ein zweites Blatt. Wenn dir Software lieber ist: CHF 0–40 im Monat. [4]
  • Was du abziehen darfstWerkzeug und Ausrüstung, Arbeitskleidung, Material, der geschäftliche Anteil von Telefon und Internet, Fahrten zu Kunden, Versicherungen, die bezahlte AHV, Säule 3a, Software, ein Anteil am Arbeitsplatz zu Hause, falls du einen hast. Nur mit Belegen. [8] [6]
  • Dreissig Tage, dann eine MahnungOhne Zahlungsfrist ist die Rechnung fällig, sobald der Kunde sie erhält; üblich sind 30 Tage. Eine freundliche Mahnung nach 35 Tagen, eine zweite mit Frist, dann das Betreibungsamt – bei Privatkunden selten nötig.
  • Frühling: das Beiblatt für SelbständigeDeine Steuererklärung bekommt ein zusätzliches Blatt: Einnahmen minus Ausgaben aus deiner Liste. Das Ergebnis wird mit deinem übrigen Einkommen besteuert; die bezahlte AHV wird vorher abgezogen. Unter CHF 100 000 brauchst du keinen Treuhänder. [8]
  • Leg einen Drittel zur SeiteAHV (rund 10 %) und Steuern (20–30 % des Gewinns) kommen ein Jahr später, zusammen. Überweise einen Drittel jeder Zahlung am selben Tag aufs Sparkonto, dann tun die Rechnungen nie weh.

Anmeldung bei der Ausgleichskasse: Anmeldung bei der Ausgleichskasse. Die sieben Schritte: Selbständig werden in 7 Schritten. Steuern auf Nebeneinkommen: Nebeneinkommen und Steuern.

06 · Häufige Fragen

Kurze Antworten.

Was muss auf einer Rechnung in der Schweiz stehen?

Dein Name und deine Adresse, die des Kunden, Datum und eine fortlaufende Nummer, Datum oder Zeitraum der Arbeit, eine Beschreibung mit Menge und Preis, das Total, ein Satz zur MWST («nicht MWST-pflichtig» unter CHF 100 000, darüber der MWST-Betrag und deine MWST-Nummer) sowie die Zahlungsbedingungen mit QR-Rechnung oder IBAN.

Wann muss ich MWST verrechnen?

Ab CHF 100 000 Umsatz pro Jahr. Darunter stellst du Rechnungen ohne MWST und schreibst das dazu. Sätze 2026: 8.1 % Normalsatz, 2.6 % reduziert, 3.8 % Beherbergung.

Brauche ich einen Treuhänder?

Nicht unter CHF 100 000. Bis CHF 500 000 Umsatz verlangt das Gesetz nur eine Liste der Einnahmen, Ausgaben und Vermögenswerte (OR Art. 957). Ein separates Konto und eine Tabelle reichen; Belege zehn Jahre aufbewahren.

Was kann ich als Selbständige oder Selbständiger abziehen?

Alle echten Geschäftskosten: Werkzeug, Material, Arbeitskleidung, der geschäftliche Anteil von Telefon, Internet und Auto, Fahrten zu Kunden, Versicherungen, Software, deine AHV-Beiträge und die Säule 3a – mit Belegen.

Wie deklariere ich Einkommen aus selbständiger Arbeit?

Mit dem Beiblatt für Selbständige in der Steuererklärung: Einnahmen minus Ausgaben aus deiner Liste. Es wird zusammen mit deinem übrigen Einkommen besteuert, nach Abzug der bezahlten AHV.

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Quellen

Woher die Regeln stammen.

  1. [1]
    Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) — MWST-Steuerpflicht — Anmeldung zur MWST ab CHF 100 000 Umsatz pro Jahr obligatorisch; darunter freiwillig. www.estv.admin.ch
  2. [2]
    Swissrechner — MWST Schweiz 2026 — Sätze 8.1 % Normalsatz, 2.6 % reduziert, 3.8 % Beherbergung; Saldosteuersatz-Methode. www.swissrechner.ch
  3. [3]
    Schweizerische Eidgenossenschaft — Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26 — was eine Rechnung für die MWST enthalten muss. www.fedlex.admin.ch
  4. [4]
    Schweizerische Eidgenossenschaft — Obligationenrecht (OR), Art. 957 — vereinfachte Buchführung (Einnahmen, Ausgaben, Vermögen) unter CHF 500 000 Umsatz; Art. 958f — Unterlagen zehn Jahre aufbewahren. www.fedlex.admin.ch
  5. [5]
    SIX — QR-Rechnung — der Schweizer Standard-Einzahlungsschein seit 2022. www.six-group.com
  6. [6]
    Informationsstelle AHV/IV — Merkblatt 2.02 — Beiträge von Selbständigen sind abzugsfähig; Grenze von CHF 2 500 für Nebeneinkommen (2026). www.ahv-iv.ch
  7. [7]
    Gründer Schweiz — Einzelfirma gründen — typische laufende Kosten: Konto CHF 0–30, Software CHF 0–40 im Monat. www.xn--grnder-schweiz-hsb.ch
  8. [8]
    Schweizerische Eidgenossenschaft — Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG), Art. 18 und 27 — Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und abzugsfähige Geschäftskosten. www.fedlex.admin.ch

Am 5. Oktober 2026 mit den obigen Quellen abgeglichen; die Zahlen gelten für 2026 und ändern jeden Januar. Das Datum «Zuletzt aktualisiert» oben ändert sich, sobald eine Zahl aufgefrischt wird. Die MWST-Sätze sind jene von 2026; die Anforderungen an Rechnungen folgen MWSTG Art. 26. Diese Seite ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung.